Events Coordinator

  • Job Reference: 155317
  • Date Posted: 9 September 2021
  • Employer: Serco Limited
  • Website: https://www.serco.com/careers
  • Location: Cardiff (CF10), United Kingdom
  • Salary: £19,000 to £21,000
  • Sector: Marketing, Advertising & PR
  • Job Type: Home Based
  • Duration: Permanent

Job Description

Business Wales provides a first class business support service to Welsh SMEs on behalf of the Welsh Government, funded by the European Regional Development Fund. From January 2016 this service has been delivered by Growth Partnership Wales (GPW), a partnership of Business in Focus, Antur Teifi and Serco ESE.

Superfast Business Wales is a new service element of Business Wales introduced in January 2016. We support businesses across Wales ensuring they understand, adopt and exploit the opportunities that newer technologies provide. Your role as Events Coordinator is to deliver and co-ordinate a high quality, intensive programme of events for the SME market in Wales.

Working alongside a very experienced team of Events Coordinators and Event Facilitators, who to date have delivered over 900 inspiring action workshops, you will support on average 3-4 events per week. On average 98% of delegates confirm that these workshops are beneficial to their business.

Since 7th April, due to COVID-19 all workshops known as Inspiring Action Workshops (IAWs) have been updated and refreshed and are now run as 2 hour webinars. We expect to return to some face to face delivery but are unsure when this will happen.

Report directly to the Superfast Business Wales Events Team Leader, you will assist in the development of the events plan and schedule for the service in advance on a rolling quarterly basis. You'll deliver a webinar / workshop and event programme for the service which is both on profile and within an allocated budget. Other duties include:

  • Work across the Business Wales and Superfast Business Wales enquiry team to ensure effective integration and events delivery, supporting the regional operational delivery plans;
  • Assist the design and development of the events including locations, format, event size, subject matter, target audience and marketing methods to promote;
  • Work closely with the Superfast Business Wales marketing and delivery teams to ensure event numbers are sufficient to achieve contractual outputs;
  • Gathering and collating event feedback, monitoring of customer satisfaction and upkeep of internal systems and processes to support marketing and contract activity;
  • Ensure that appropriate mandatory branding requirements are adhered and co-ordinated with external stakeholders
  • Support engagement and re-engagement activities that includes contacting clients by telephone and email pre and post workshops

What you'll need to do the role:

  • Experience of planning and delivering webinars / workshops and events to a high standard
  • Excellent organisational skills, ability to forward plan and manage multiple tasks and deadlines is essential
  • Good interpersonal skills and ability to communicate with people at all levels (written and verbal) both internally and externally
  • Computer literate with proven skills in Microsoft Office suite. 
  • Experience of using content management systems, event management software and client tracker software would be an advantage
  • An understanding of commercial technology and or digital marketing would prove beneficial
  • Full driving licence and flexibility to work out of normal office hours when necessary

The ability to communicate fluently in Welsh and English would be an advantage in this role.

Why Serco?

  • Meaningful and vital work: The nature of our business means you will do interesting work that matters - delivering essential services that touch people's lives
  • A world of opportunity: Our diverse UK-wide operations offer unrivalled opportunities to learn and develop. You'll be able to broaden your experience and apply your skills in new ways.
  • Great people: We are a motivated team who will encourage you and help you to succeed. You'll have the resources you need to do your job in a diverse and supportive environment. 

What we offer

  • Salary £19-21k (dependent upon skills and experience) plus pension
  • An autonomous and supportive culture  
  • The chance to make a positive difference to public sector services
  • A company passionate about diversity and inclusion  

If you think this role would suit you, working in an exciting and challenging environment with like-minded individuals, please apply now and upload a copy of your CV and covering letter.

About Serco

At Serco, not only is the nature of the work we do important, everyone has an important role to play, from caring for vulnerable people to managing complex public services.  We are a team of 50,000 people responsible for delivering essential public services around the world in areas including defence, transport, justice, immigration, healthcare and citizen services. We are innovators, committed to redesigning and improving public services for the benefit of everyone.

By joining Serco you will have unlimited access to our Global Employee Networks - SercoInspire (Gender), SercoEmbrace (Multicultural), SercoUnlimited (Disability) and In@Serco (LGBT & Networks). Serco Employee Networks, led by colleagues who are passionate about diversity, inclusion and belonging. 

Apply

Please click on the apply button to complete your application. Occasionally we receive a large volume of applications for our roles and when that happens we sometimes bring the closing date forward, so please apply promptly to avoid disappointment. 

We're a Disability Confident employer and are committed to equal opportunities. If you have any additional queries, requirements or you need more time to apply, then please contact our recruitment team directly on 0345 010 4000. Disabled applicants who meet the minimum criteria for the job will be given the opportunity to demonstrate their abilities at an interview.

Serco supports fair access to employment for those with unspent criminal convictions through the Ban the Box' pledge (some may be exempt due to the nature of the role and the security clearance required).

 

Teitl y Swydd - Cydlynydd Digwyddiadau

 

Lleoliad y Swydd: Gogledd Cymru (gweithio gartref) gan deithio ledled y Gogledd


Mae Busnes Cymru yn darparu gwasanaeth cymorth busnes o'r radd flaenaf i Fusnesau Bach a Chanolig yng Nghymru. Mae'n gwneud hynny ar ran Llywodraeth Cymru ac yn cael ei ariannu gan Gronfa Datblygu Rhanbarthol Ewrop. Ers mis Ionawr 2016, mae'r gwasanaeth hwn wedi bod yn cael ei ddarparu gan Bartneriaeth Twf Cymru, sef partneriaeth rhwng Busnes mewn Ffocws, Antur Teifi a Serco ESE.


Mae Cyflymu Cymru i Fusnesau yn elfen wasanaeth newydd o Busnes Cymru a gyflwynwyd ym mis Ionawr 2016. Rydym yn rhoi cymorth i fusnesau ledled Cymru gan sicrhau eu bod yn deall, yn mabwysiadu ac yn manteisio ar y cyfleoedd sy'n deillio o dechnoleg fwy newydd. Eich rôl chi fel Cydlynydd Digwyddiadau yw cyflenwi a chydlynu rhaglen ddwys ac uchel ei safon sy'n cynnig digwyddiadau ar gyfer y farchnad Busnesau Bach a Chanolig yng Nghymru.


Gan weithio ochr yn ochr â thîm profiadol o Gydlynwyr Digwyddiadau a Hwyluswyr Digwyddiadau, sydd wedi cyflenwi dros 900 o weithdai gweithredu ysbrydoledig hyd yma, byddwch chi'n cefnogi tua 3 i 4 digwyddiad ar gyfartaledd bob wythnos. Ar gyfartaledd, mae 98% o'r cynadleddwyr yn cadarnhau bod y gweithdai hyn yn fanteisiol i'w busnesau.


Ers 7fed Ebrill, oherwydd COVID-19 mae'r holl weithdai a elwir yn Weithdai Ysbrydoli Gweithredu wedi cael eu diweddaru a'u hadnewyddu ac maent bellach yn cael eu cynnal fel gweminarau 2 awr. Rydym yn disgwyl dychwelyd at rywfaint o ddarpariaeth wyneb yn wyneb ond rydym yn ansicr pryd bydd hyn yn digwydd.


Gan adrodd yn uniongyrchol i Arweinydd Tîm Digwyddiadau Cyflymu Cymru i Fusnesau, byddwch yn helpu i ddatblygu'r amserlen a'r cynllun digwyddiadau ar gyfer y gwasanaeth. Byddwch yn gwneud hynny ymlaen llaw ac yn parhau i wneud hynny bob chwarter. Byddwch yn cyflenwi rhaglen o weminarau / gweithdai a digwyddiadau ar gyfer y gwasanaeth gan sicrhau bod y rhaglen honno'n cyd-fynd â'r proffil a'r gyllideb sydd wedi'i neilltuo. Mae dyletswyddau eraill yn cynnwys:

  • Gweithio ar draws tîm ymholiadau Busnes Cymru a Cyflymu Cymru i Fusnesau er mwyn cyflenwi digwyddiadau a'u hintegreiddio yn effeithiol, gan gefnogi'r cynlluniau cyflenwi gweithredol rhanbarthol;
  • Helpu i ddylunio a datblygu'r digwyddiadau gan gynnwys lleoliadau, fformat, maint y digwyddiad, pwnc dan sylw, cynulleidfa darged a dulliau marchnata i hyrwyddo;
  • Gweithio'n agos gyda thimau cyflenwi a marchnata Cyflymu Cymru i Fusnesau i sicrhau bod digon o bobl yn dod i'r digwyddiadau er mwyn cyflawni'r allbynnau cytundebol;
  • Cywain a chasglu adborth ar ddigwyddiadau, monitro boddhad cwsmeriaid a chynnal systemau a phrosesau mewnol er mwyn cefnogi gweithgareddau contract a marchnata;
  • Sicrhau y glynir wrth ofynion brandio gorfodol priodol a'u bod yn cael eu cydlynu gyda rhanddeiliaid allanol;
  • Cefnogi gweithgareddau ymgysylltu ac ailymgysylltu sy'n cynnwys cysylltu â chleientiaid dros y ffôn ac ar e-bost cyn ac ar ôl y gweithdai.


Beth sydd ei angen arnoch i gyflawni'r rôl:

  • Profiad o gynllunio a chyflenwi gweminarau / gweithdai a digwyddiadau i safon uchel
  • Sgiliau trefnu ardderchog, mae'r gallu i gynllunio ymlaen llaw a rheoli nifer o dasgau a therfynau amser yn hanfodol
  • Sgiliau rhyngbersonol da a'r gallu i gyfathrebu â phobl ar bob lefel (yn ysgrifenedig ac ar lafar) yn fewnol ac yn allanol
  • Sgiliau cyfrifiadurol a sgiliau amlwg wrth ddefnyddio rhaglenni Microsoft Office. 
  • Byddai profiad o ddefnyddio systemau rheoli cynnwys, meddalwedd rheoli digwyddiadau a meddalwedd tracio cleientiaid yn fanteisiol
  • Byddai dealltwriaeth o dechnoleg fasnachol a/neu ddealltwriaeth o farchnata digidol yn fanteisiol
  • Trwydded yrru lawn a'r hyblygrwydd i weithio y tu allan i oriau swyddfa arferol pan fo angen


Byddai'r gallu i gyfathrebu'n rhugl yn Gymraeg ac yn Saesneg yn fanteisiol yn y swydd hon.


Pam Serco?

Gwaith ystyrlon a hanfodol: Mae natur ein busnes yn golygu y byddwch yn gwneud gwaith diddorol sy'n bwysig - darparu gwasanaethau hanfodol sy'n cyffwrdd â bywydau pobl
Byd yn llawn cyfleoedd: Mae ein gweithrediadau amrywiol ledled y DU yn cynnig cyfleoedd heb eu hail i ddysgu a datblygu. Byddwch yn gallu ehangu eich profiad a defnyddio eich sgiliau mewn ffyrdd newydd.
Pobl wych: Rydym yn dîm llawn cymhelliant a byddwn yn eich annog ac yn eich helpu i lwyddo. Bydd gennych yr adnoddau sydd eu hangen arnoch i wneud eich gwaith mewn amgylchedd amrywiol a chefnogol. 


Yr hyn rydyn ni'n ei gynnig

  • Cyflog £19-21k (yn dibynnu ar sgiliau a phrofiad) a phensiwn
  • Diwylliant annibynnol a chefnogol  
  • Y cyfle i wneud gwahaniaeth cadarnhaol i wasanaethau'r sector cyhoeddus
  • Cwmni sy'n frwd dros amrywiaeth a chynhwysiant  

 

Os ydych chi'n meddwl y byddai'r swydd hon yn addas i chi, gan weithio mewn amgylchedd cyffrous a heriol gydag unigolion o'r un anian, gwnewch gais nawr a llwythwch gopi o'ch CV a'ch llythyr eglurhaol i fyny.


Gwybodaeth am Serco

Yn Serco, nid yn unig y mae natur y gwaith rydym yn ei wneud yn bwysig, mae gan bawb ran bwysig i'w chwarae, o ofalu am bobl agored i niwed i reoli gwasanaethau cyhoeddus cymhleth.  Rydym yn dîm o 50,000 o bobl sy'n gyfrifol am ddarparu gwasanaethau cyhoeddus hanfodol ledled y byd mewn meysydd fel amddiffyn, trafnidiaeth, cyfiawnder, mewnfudo, gofal iechyd a gwasanaethau i ddinasyddion. Rydym yn arloeswyr, sydd wedi ymrwymo i ail-ddylunio a gwella gwasanaethau cyhoeddus er budd pawb.


Drwy ymuno â Serco byddwch yn cael mynediad diderfyn at ein Rhwydweithiau Gweithwyr Byd-eang - SercoInspire (Rhyw), SercoEmbrace (Aml-ddiwylliannol), SercoUnlimited (Anabledd) ac In@Serco (LGBT a Rhwydweithiau). Rhwydweithiau Gweithwyr Serco, yn cael eu harwain gan gydweithwyr sy'n frwd dros amrywiaeth, cynhwysiant a pherthyn.
 

Gwneud cais
Cliciwch ar y botwm gwneud cais' i gwblhau eich cais. O bryd i'w gilydd byddwn yn derbyn nifer fawr o geisiadau am ein swyddi a, phan fydd hynny'n digwydd, byddwn weithiau'n dod â'r dyddiad cau ymlaen, felly gwnewch gais yn ddi-oed i osgoi cael eich siomi. 


Rydym yn gyflogwr Hyderus o ran Anabledd ac rydym wedi ymrwymo i gyfle cyfartal. Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau neu ofynion ychwanegol neu os oes angen rhagor o amser arnoch i wneud cais, cysylltwch â'n tîm recriwtio yn uniongyrchol ar 0345 010 4000. Bydd ymgeiswyr anabl sy'n bodloni meini prawf sylfaenol y swydd yn cael cyfle i ddangos eu galluoedd mewn cyfweliad.
 

Mae Serco yn cefnogi mynediad teg at gyflogaeth i'r rheini sydd ag euogfarnau troseddol heb ddarfod drwy'r addewid Ban the Box' (efallai y bydd rhai wedi'u heithrio oherwydd natur y rôl a'r cliriad diogelwch sydd ei angen).